Beskrivelse
Hvad er denne teknik om
SWOT-analyseteknikken sætter deltagerne/ingeniørerne i stand til at vurdere de interne og eksterne faktorer effektivt. Strategisk planlægning er vigtig, og derfor kræver de fleste tilgange til strategisk planlægning, at man identificerer styrker og svagheder ved/i en proces.SWOT-teknikken bruges ofte i erhvervslivet. Selv om den generelt foretrækkes inden for strategiske formål, er det muligt at anvende den til at udvikle kreativitet. Navnet består af forkortelsen for de fire elementer, der udgør selve teknikken.
- Styrker: dit projekts stærke sider i forhold til andre projekter
- Svagheder: svagheder ved dit projekt i forhold til andre projekter
- Muligheder: Alle faktorer, der kan afsløre de fordelagtige aspekter af projektet
- Trusler: Alle faktorer, der kan forårsage forstyrrelser og hindringer i projektprocessen
Hvor kommer det fra
Kemisk ingeniør Albert S. Humphrey fra University of Illinois er kendt som hovedforfatteren af SWOT-teknikken (Sarsby,2016). Humphrey er virksomhedskonsulent med speciale i virksomhedsledelse og kulturændringer. Teknikken opstod som et produkt af forskning, hvor man interviewede mere end 5.000 ledere fra 1.100 virksomheder, der blev finansieret af Fortune 500-virksomheder (Sarsby,2016).
Til hvilke formål anvendes den (hvorfor i din ingeniørundervisning)
SWOT-analyse gør det nemt for brugerne at opdage nye løsninger til at træffe beslutninger i komplekse situationer og afdække alternativer i forbindelse med potentielle trusler. SWOT-analysen skitserer, hvor der er sandsynlige forandringer, og afslører muligheder samt styrker og svagheder, som er nyttige til at fastsætte prioriteter. SWOT-analysen kan også bruges til at forbedre nuværende igangværende planer og udforske forskellige muligheder.
Sådan bruges den
SWOT-analysen vil give dig en anderledes oplevelse til at opdage dig selv. Dernæst skal du dele klassen op i grupper, der ikke er for store (5-7 elever). Når du har dannet grupperne, skal du give dem 20-30 minutter til at brainstorme og udforske styrker – svagheder – muligheder – trusler og udfylde deres skemaer. Opmuntre dem til ikke at tøve med at give deres mening til kende. Forklar grupperne, at mange forskellige idéer samles til en ny helhed. Lav en liste og indsnævr den til dem, der har potentiale til at skabe noget nyt eller mindre for at analysen kan fungere rigtig godt. Giv alle grupper den samme opmærksomhed, og hjælp alle grupper med at samle og organisere deres opfattelser og idéer. Arbejd jer igennem udfyldelsen af SWOT-diagrammet, idet I starter med styrkerne og fortsætter med svaghederne. Hvis eleverne har svært ved at gøre dette, kan du bede dem om at skrive det “vigtigste” træk ned, som kan svare til hver kategori. På denne måde kan de komme videre i hver kategori i rækkefølge. Undlad ikke at bede grupperne om at rapportere om situationen og giv dem en stemme, når det er nødvendigt. Bed til sidst deltagerne om at få en rapport, som de kan indsende online for at se resultaterne.
Sådan implementerer du denne teknik online
Forberedelse, hvad skal du gøre før sessionen
- Installer programmer som Zoom og Teams for at få forbindelse til undervisningen via online-videokonferencer, og få dine elever til også at få disse programmer.
- Du har brug for et godt regneark for at kunne anvende teknikken. Du kan vælge Roobrix eller Rubistar til dette. Roobrix eller Rubistar kan give en mere effektiv analyse end klassisk tabulering.
- Glem ikke at oprette en konto med disse værktøjer og dele adgangen til dem (forbered eleverne på at bruge dem).
- Der er måske nogle af dine elever, som ikke kender SWOT-analysemetoden. Forbered derfor en kort præsentation om SWOT for dem før lektionen og præsenter den før anvendelsen.
Under anvendelsen, dvs. mens du holder undervisningen
- Introducer SWOT-metoden. Forklar i detaljer, hvad hver enkelt flise i den valgte SWOT-model repræsenterer, og hvordan den skal bruges.
- Introducer formålet og processen.
- Du kan dele hver gruppe op i rum, så de kan analysere deres diskussionspunkter. Microsoft Teams-programmet vil være en fordel i denne henseende.
- Bed grupperne om at bruge din skabelon.
- Bed dem om at skrive Styrker til venstre, Svagheder til højre, Muligheder nederst til venstre og Trusler nederst til højre i de fire kvadrater, som de har fået.
- På dette tidspunkt skal du råde dem til også at brainstorme og sende dem ind i breakout-rummene. 20-30 minutter vil være nok til dette.
- Bed dem til sidst om at vise deres resultater ved at dele skærmen.
Opfølgning, om hvad der skal gøres efter sessionen
Bed dine elever om at lave en rapport om deres resultater og dele dem med dig. Giv i den forbindelse feedback på deres idéer til nye projekter.
Eksempler og/eller vidnesbyrd
Nedenstående er et eksempel på, hvordan metoden blev forberedt og faciliteret i februar 2021 af en studentergruppe under kurset“Megatrends and Technological Innovation“, som blev afholdt af Prof. Dr. Patricia Wolf på Syddansk Universitet.
Vejledning til facilitator
Session 3: SWOT (15 minutter)
Åbningsfase del 2,
Thomas & Kamilla
09:40 – 09:42: Introduktion til SWOT-øvelsen (2 min.)
- Formål: Kortlægning af et overblik, ved hjælp af resultatet i afslutningen
- Intuitiv øvelse
- Individuel øvelse (i to grupper)
- En oversigt, som alle har adgang til (pr. gruppe) Hvor man finder oversigten.
- Brug af 3-ordskombinationen og kobling til distribueret ledelse
09:42 – 09:45 Tid til, at deltagerne finder SWOT-øvelsen (3 min.)
- Forklar den øvelse, som de skal til at lave
- For at udfylde SWOT-analysen skal deltagerne bruge sætninger, der er relateret til deres 3-ordskombination
- Deltagerne skal udfylde SWOT-analysen ved hjælp af sætninger, der er relateret til deres ordkombination, men de kan OGSÅ bruge sætninger, der ikke er relateret til deres ord
- Få dem til at gå til deres egen MS Teams-mappe (gruppe 2 ogamp; 8)
- Gruppe 2 –andgt; SWOT-oversigt A
- Gruppe 8 –oggt; SWOT-oversigt B
NB: Sørg for, at alle deltagere har åbnet den rigtige oversigt og er klar til at gå i gang
09:45 – 09:50 Deltagerne udfylder SWOT-oversigten (5 min.)
- Brug baggrundsmusik for at undgå enhver samtale
- Mind deltagerne om at bruge 3-ordskombinationen og lad dem vide, at de vil have ca. 2 min. til at udfylde SWOT-oversigten
- Indstil timeren, mens der spilles musik i baggrunden, og start øvelsen
09:50 – 09:55 Afslutning af SWOT-øvelsen (5 min.)
- Del skærmen sammenfatter resultaterne på forsiden af PowerPoint-sliden for at få et samlet overblik over deres resultater
- Stil spørgsmål til deltagerne for at afklare nogle af svarene
Tak
SWOT-metoden, HYDAC Challenge, 2021, gruppe 8
Styrker – distribueret ledelse
| Effektive og hurtige reaktioner, fordi medarbejderne planlægger deres arbejde individuelt. | Hurtig og effektiv beslutningstagning | Kreative input fra en større vidensbase, fordi medarbejdere på “lavere niveau” får øget ansvarsområde | Ingen ventetid på godkendelser | Strategisk brug af ledelsessystemet til at nå målene | God mulighed for at rekruttere topfolk | Giver medarbejderne beslutningskompetence |
Svaghed – distribueret ledelse
| Manglende detaljeret planlægning og samskabelse i nogle tilfælde | Mulighed for at miste overblikket på grund af en svag rapportering til den øverste myndighed | Problemer med at tilpasse alle tiltag til en holistisk strategi | Der er mangel på samskabelse mellem medarbejderne | Problemer med forfremmelser – man ved ikke, hvem der skal forfremmes | Chefløs organisation kan mangle kommunikation og derfor have problemer og tab | Manglende autoritet og magt kan mindske ansvarligheden, når direkte rapporter ikke er klare |
Muligheder – distribueret ledelse
| Brug af globalisering til at få kontakt med folk i hele verden | Omdanne arbejdsstyrken til en mere digitalt styrket lavhierarki | Empowerede medarbejdere er mere effektive og produktive | Øget mangfoldighed i arbejdsstyrken kan føre til en endnu bredere portefølje af kompetencer | På grund af globaliseringen er der enorme muligheder | Ansættelse af mangfoldighed som et middel til at berige arbejdsstyrken |
Trusler – distribueret ledelse
| Nye måder at organisere arbejdsstyrken på, måske er distribueret alene for endimensionelt | Pandemisk | Aktionærerne kan se distributionen som et udtryk for, at topledelsen ofrer sin ansvarlighed. Kan også se det som en reduktion af overskuddet. | Ikke fuldt ud at gribe de digitale muligheder og derfor sakke bagud/underskud | Ikke at have øret på jorden og gå glip af store ændringer i fremtidige generationers forventninger til arbejdsstyrken | Ingen kommunikation og dermed tab af muligheder |
Tools needed
To apply this technique in an online setting, the following tools are required:
- An assessment tool
- Roobrix
- Rubistar
- These tools provide you to create more effective rubrics. Excel is an alternative.
- An online video conference tool- such as Zoom and Teams to communicate and include participants.
- A text document
- MS Word
- Evernote
- Here, Evernote would be more efficient because it can be downloaded.
- An assessment tool
Resources
Links
Renault, V., The Community Tool Box. (n. D.). Section 14. SWOT Analysis: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats. Retrieved October 12, 2022, from https://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/assessment/assessing-community-needs-and-resources/swot-analysis/main
Method description on becreate.ch: https://www.becreate.ch/en/methods?tx_mxnbecreate_pi1%5Baction%5D=show&tx_mxnbecreate_pi1%5Bactivity%5D=97&tx_mxnbecreate_pi1%5Bcontroller%5D=Activity&cHash=6742c083a5eb386bc1949b96b3ce7b48&L=1
Videoer
damiantgordon. (2015, March 16). Creativity techniques – 2. SWOT analysis. [Video]. YouTube. Retrieved October 12, 2022, from https://www.youtube.com/watch?v=PKNVreM1raw
Papirer
Anastasiu, L., Gavriş, O., & Maier, D. (2020). Is human capital ready for change? A strategic approach adapting Porter’s five forces to human resources. Sustainability, 12(6), 2300
Humphrey, A. (2005) SWOT Analysis for Management Consulting. SRI Alumni Newsletter. SRI International, United States
Sarsby, A. (2016). SWOT analysis
Westhues, A., Lafrance, J., & Schmidt, G. (2001). A SWOT analysis of social work education in Canada. Social work education, 20(1), 35-56
Bøger
Dess, G. G., Lumpkin, G. T., & Eisner, A. B. (2010). Strategic management: Text and cases. New York: McGraw-Hill Irwin